2. Buku sijil awak kapal harus sesuai dengan kenyataan dan jika terdaapat perubahan-perubahan harus disyahkan oleh syahbandar. Atau perwakilan pemerintahan R.I. apabila kapal berada di luar negeri
3. Penggantian nahkoda dicatat dalam buku sijil awak kapal tersebut, dan disyahkan oleh syahbandar, atau perwakilan R.I apabila kapal berada ddi luar negeri.
4. Selanjutnya tiap-tiap anak buah kapal diharuskan mempunyai buku pelaut.
BUKU HUKUMAN
1. Buku hukuman dipakai di kapal dan didalamnya di caantumkan tiap-tiap pelanggaran yang membahayakan ketentraman kapal, keamanan, dll. Serta tindakan/hukuman yang dijatuhkan oleh nahkoda yang dalam keputusannya dibantu /disaksikan oleh (dua) orang perwira kapal.
2. Tindakan yang diambil terhadap anak buah kapal yang kurang waras, gila, dicatat juga dalam buku hukuman dan dilaporkan kepada alat negara setemoat.
3. Hukuman dan lain-lain, yang diambil harus dicatat dalam journal.
4. Nahkoda diharuskan melaporklan segala tindakan yang sesuai dengan yang tercatat dalam buku hukuman dalam divisi armada.
5. Penerimaan/pembayaran denda dll diserahkan kepada syahbandar diteruskan kepada divisi armada untuk diurus selanutnya guna dana-dana sosial.
MASUK KELUAR PELABUHAN (IN/UITKLARING)
Nahkoda diwajibkan setibanya dipelabuhan pada kesempatan pertama menyerahkan surat-surat yang diperlukan untuk penyelesaian kepada perwakilan-perwakilan/agent setempat.
SURAT-SURAT KAPAL (PELABUHAN DI INDONESIA )
1. a. Surat laut
b. Surat ukur
c. Surat lambung Timbul
d. Surat Keselamatan Radio
e. Surat Keselamatan Perlengkapan
f. Surat Keselamatan Konstruksi
g. Deratization Certificate
Buku2 :
a. Kesehatan
b. Buku Sijil awak kapal
c. A.L.R.I
d. Buku Hukuman
Surat2 izin dan lain2 :
a. Dispensasi Diploma
b. Izin Berlayar (Syahbandar)
c. Security Clearance (ALRI)
d. Kwitansi uang rambu
e. Senjata
2. Kapal tanpa izin berlayar (port clearance) tidak diperkenankan berangkat, lagi pula harus memenuhi peraturan2 lokal atau setempat
3. Duplikat surat2 yang diwajibkan dipasang di kapal:
a. Surat lambung timbul
b. Surat keselamatan radio
c. Surat penumpang
d. Konsesi radio
4.Sertifikat2 hull dan Machinery, Elekric/radio, buku intruksi harus berada di kapal, beserta semua drawings